Manuais de Usuário - SICAF

No Governo do Estado do Acre, o processo de empenhar, liquidar e pagar despesas é fundamental para garantir a transparência e eficiência na gestão dos recursos públicos. Todos esses procedimentos serão realizados no Sicaf a partir da data de sua implementação. Os procedimentos são semelhantes aos do Safira, visando facilitar a adequação ao novo sistema aos usuários que já possuem experiencia com o Sistema Safira. Segue abaixo um pequeno resumo referente as etapas do fluxo que abrange desde a coleta de informações para o registro de um novo empenho até o último passo que é o envio dos pagamentos para que seja feita a transmissão bancária ao credor.  

1. Empenhar

O primeiro passo do processo de uma despesa orçamentária. Deve ser iniciado a partir do momento que é feito a solicitação para o setor responsável através de uma documentação que deve conter as informações necessárias para o cadastro.

1.1 -Verificação da disponibilidade orçamentária

Analisar cuidadosamente o orçamento para assegurar que há verba suficiente destinada à despesa planejada. Isso deve ser feito através da emissão do Quadro de Detalhamento da Despesa (QDD)

1.2 - Emissão do empenho

Registrar um documento de empenho que formaliza o compromisso de gastos, reservando os fundos necessários conforme a legislação vigente. O empenho irá conter informações como credor, elemento de despesa, valor, etc.

1.3 - Registro contábil

Cada empenho é registrado meticulosamente em nossos registros contábeis para transparência e controle financeiro. Isso é analisado e homologado pelos contadores responsáveis por cada entidade.

Atenção: existem vários motivos de despesa para se selecionar em um empenho, cada contem particularidades e diferenças no momento do registro. Veja mais sobre cada motivo em “Motivos de Empenho"

2. Liquidar

Após a entrega dos bens ou a conclusão dos serviços, verificamos se tudo está conforme o estabelecido no contrato ou na ordem de compra e então e feita o registro da liquidação do empenho.

Documentação da entrega ou conclusão

Preparar a documentação detalhada, como notas fiscais e relatórios de aceitação, para registrar formalmente a conclusão da transação. Essa etapa não envolve o sistema Sicaf, porém é fundamental que se de inicio ao registro da liquidação

Registrar a liquidação

Criar uma liquidação dentro do sistema, inserido os dados referentes ao valor da nota, tipo de documento comprovatório e em casos que o empenho seja referente a serviços prestados, deve ser inserida a NFS.

Pagar

Finalizamos o processo com o pagamento ao credor, seguindo rigorosamente os procedimentos legais e financeiros. Essa etapa envolve várias particularidades conforme a situação exija. Então é fundamental que o usuário esteja ciente dos termos financeiros e dos procedimentos legais vigentes.

Emissão do pagamento

Autorizamos e efetuamos o pagamento dentro dos prazos estabelecidos, respeitando os termos acordados com o fornecedor e a lei vigente. Aqui é inserido os dados bancários do credor e também a origem do recurso financeiro que será utilizada pelo órgão. Também é aonde se inseri as consignações (retenções), guias bancárias (caso tenha), tipo de operação que o banco deve realizar, entre outros. Devido a complexidade deste procedimento foi dividido em três manuais:

• Pagamento

• Guias bancárias 

• Consignações/Despesa extra

Importante: é de suma importância que o usuário tenha ciência dos seus saldos bancários, contas financeiras disponíveis, pagamentos pendentes ou em trânsito e outras informações que o setor financeiro é responsável por administrar. Para isso existem várias opções de consultas, como o extrato da conta financeira, pagamentos pendentes, comprovantes bancários, entre outros. Saiba mais acessando “Lista de relatórios da Despesa”

     - Registro contábil do pagamento: Cada pagamento realizado é registrado meticulosamente nos nossos registros contábeis, garantindo transparência e rastreabilidade. Essa etapa é de responsabilidade do setor de contabilidade do órgão e/ou DICONGE.